لجنة حوكمة مجلس الإدارة: إرشادات قواعد السلوك

وفيما يلي إرشادات مقترحة للتعامل مع الالتزام بقواعد السلوك والانتهاكات أو الخروقات الظاهرية لهذه القواعد. تعتبر هذه الإرشادات عملاً قيد التقدم وسيتم تعديلها، أو استكمالها أو تحسينها من وقت لآخر حسب الاقتضاء. علاوة على ذلك، فإن هذه مجرد إرشادات، ولا تمنع مجلس الإدارة من اتخاذ الإجراءات اللازمة حسبما تقتضي الضرورة.

1. السرية.

تنص قواعد السلوك ("القواعد") على ما يلي:

يتعين على أعضاء مجلس الإدارة الحفاظ على سرية المعلومات التي عهدت بها ICANN إليهم، وكذلك أي معلومات سرية أخرى بشأن ICANN، أو أعمالها، أو عملائها أو مورديها، والتي تصل إليهم، من أي مصدر كان، باستثناء الحالات التي يكون فيها الإفصاح مرخصًا به أو يفرضه القانون. ولأغراض قواعد السلوك هذه، تتضمن "المعلومات السرية" جميع المعلومات غير العامة فيما يتعلق بمنظمة ICANN، أو أعمالها، أو عملائها أو مورديها.

http://www.icann.org/en/committees/board-governance/bod-code-of-conduct-21apr11-en.htm

1. التدريب: كجزء من برنامج توجيه أعضاء مجلس الإدارة، سيحصل جميع أعضاء مجلس الإدارة على تدريب على القواعد، ويتضمن ذلك المعلومات المتعلقة بمتطلبات السرية كما هو منصوص عليه في القواعد. وبالإضافة إلى التدريب الأولي، يجب أن يكون هناك تدريب تنشيطي بشكل دوري.

2. التعامل المحدد مع المعلومات السرية:

1. تعتبر أي وثيقة يتم إرسالها إلى قائمة بريد مجلس الإدارة أو في BoardVantage سرية، ومخصصة لمجلس إدارة ICANN وموظفيها فقط، وذلك إلى أن يتم نشرها على موقع ويب ICANN أو يتم بخلاف ذلك إبلاغ مجلس الإدارة أنه لم يعد واجبًا اعتبار الوثيقة سرية.

2. تعتبر أي مسائل تخص الموظفين سرية حتى يقوم أحد أعضاء فريق عمل ICANN المسؤولين بإعلانها للعامة أو حتى يتم نشر المعلومات على موقع ويب ICANN.

3. عندما يقدم عضو بمجلس الإدارة أو مسؤول عن الاتصال إحاطة عامة حول موضوع معين أو يطلب منه أحد أعضاء المجتمع معلومات محددة - يجب على عضو مجلس الإدارة إحالة الطرف أو الأطراف إلى المواد ذات الصلة المتاحة للعامة، وقد يساعد في توفير السياق لتلك المواد. لا يتضمن توفير السياق تفصيل وجهات النظر الفردية لأعضاء مجلس الإدارة حول موضوع معين، أو الكشف عن معلومات سرية بخلاف ذلك، ولكنه قد يتضمن شرح الأنشطة ذات الصلة في ICANN (مثل أوراق المواقف من الأطراف الأخرى، وما إلى ذلك) التي تم أخذها في الاعتبار عند اتخاذ قرار معين.

4. عندما تكون المعلومات المحددة التي يبحث عنها أحد أعضاء المجتمع غير متاحة للعامة (مثلاً مكان اجتماع ICANN التالي)، ينبغي أن يقوم عضو مجلس الإدارة أو مسؤول الاتصال بالتباحث مع الموظفين المعنيين لتحديد ما إذا كان من الممكن الإفصاح عن أو مشاركة المواد، وبشكل عام تشجيع قسم أو وظيفة موظفي ICANN ذات الصلة على إتاحة المواد للعامة قبل أن يقدم عضو مجلس الإدارة أو مسؤول الاتصال المزيد من التعليقات. في بعض الحالات، قد يكون من الممكن مشاركة المعلومات على أساس محدود "غير عام" - مثلاً مع أعضاء اللجنة الاستشارية للأمن والاستقرار (SSAC) إذا كانت مرتبطة بمشكلة أمنية، ومع أعضاء اللجنة الاستشارية الحكومية (GAC) إذا كانت تتعلق بموقع اجتماع مجلس الإدارة/اللجنة الاستشارية الحكومية (GAC)، وما إلى ذلك، ولكن يجب ألا يتم الإفصاح عن هذه المعلومات قبل التشاور مع الموظفين المعنيين.

3. الاستجابة في حالة الإفصاح عن المعلومات السرية.

1. مناقشة مجلس الإدارة: إذا تم اكتشاف أن معلومات سرية تم الإفصاح عنها خارج مجلس الإدارة أو الموظفين، فيجب مناقشة هذه المسألة في اجتماع مجلس الإدارة التالي. يجب استغلال هذه المناقشة كفرصة لتذكير أعضاء مجلس الإدارة ومسؤولي الاتصال بمسؤوليتهم عن الحفاظ على السرية وواجبهم في الالتزام بقواعد السلوك.

2. مناقشة لجنة حوكمة مجلس الإدارة مع المفصح: إذا علم مجلس الإدارة أن عضو مجلس إدارة أو مسؤول اتصال محدد قد أفصح عن معلومات سرية، فيجب على لجنة حوكمة مجلس الإدارة (BGC) أن تناقش الأمر مع المفصح بالطريقة التي تراها مناسبة وفقًا للقسم الثاني (د) من ميثاقها.