Comité de gouvernance du Conseil d’administration : principes directeurs du code de conduite

Les principes directeurs ci-après sont proposés pour évaluer des cas de conformité et de manquement avéré ou présumé au code de conduite. Les principes directeurs sont en cours d'élaboration et seront modifiés, complétés ou améliorés de temps à autre, le cas échéant. En outre, ces principes directeurs ne constituent que des recommandations et ne sauraient empêcher le Conseil d'administration de prendre les mesures qui s'imposent.

1. Confidentialité

Le Code de conduite (« Code ») stipule ce qui suit :

Les membres du Conseil d'administration sont tenus de préserver la confidentialité des informations qui leur sont confiées par l'ICANN et de toute autre information de nature confidentielle dont ils ont connaissance, par quelque source que ce soit, au sujet de l'ICANN, de ses activités, de ses clients ou de ses fournisseurs, sauf si leur divulgation est autorisée ou imposée par la loi. Aux fins du présent Code, on entend par « information de nature confidentielle » toute information non publique concernant l'ICANN, ses activités, ses clients ou ses fournisseurs.

http://www.icann.org/en/committees/board-governance/bod-code-of-conduct-21apr11-en.htm

1. Formation: dans le cadre de leur programme d'intégration, tous les membres du Conseil d'administration se voient dispenser une formation sur le Code, qui comprend notamment des informations sur le devoir de confidentialité tel qu'il est énoncé dans le Code. Outre cette formation initiale, des séances de remise à niveau sont prévues périodiquement.

2. Gestion spécifique d'informations confidentielles:

1. Tout document soumis à une liste de diffusion du Conseil d'administration ou à BoardVantage est considéré comme confidentiel et réservé au Conseil d'administration et au personnel de l'ICANN, jusqu'à ce qu'il soit publié sur le site web de l'ICANN ou jusqu'à ce que le Conseil d'administration soit autrement informé que le document ne doit plus être considéré comme confidentiel.

2. Toute question relative au personnel doit être considérée confidentielle jusqu'à ce qu'un membre responsable du personnel de l'ICANN en fasse l'annonce publique ou que l'information soit publiée sur le site web de l'ICANN.

3. Lorsqu'un directeur ou un agent de liaison organise une séance d'information publique sur un sujet précis ou qu'un membre de la communauté lui demande des informations spécifiques, le membre du Conseil d'administration doit aiguiller la personne intéressée vers les documents accessibles au public et peut l'aider à situer ces informations dans leur contexte. Fournir des informations de contexte ne veut pas dire détailler des opinions individuelles des membres du Conseil d'administration sur un sujet particulier, ou révéler des informations confidentielles, mais plutôt décrire des activités connexes de l'ICANN (telles que des prises de position d'autres parties, etc.) qui ont été considérées pour prendre une décision donnée.

4. Lorsque des informations spécifiques recherchées par un membre de la communauté ne sont pas accessibles au public (par exemple, le lieu de la prochaine réunion de l'ICANN), le directeur ou l'agent de liaison doit vérifier auprès du personnel concerné si les informations peuvent être communiquées et, en règle générale, encourager le personnel de l'ICANN concerné à rendre publiques ces informations avant que le directeur ou l'agent de liaison ne fasse d'autres commentaires. Dans certains cas, des informations peuvent être diffusées de manière limitée et « non publique » (par exemple, avec les membres du SSAC s'il s'agit d'une question de sécurité, avec les membres du GAC s'il s'agit du lieu d'une réunion du Conseil d'administration avec le GAC, etc.), après avoir consulté le personnel concerné.

3. Réponse à la divulgation d'informations de nature confidentielle

1. Discussions du Conseil d'administration: s'il s'avère que des informations confidentielles ont été diffusées en dehors du Conseil d'administration ou du personnel, la question doit être réglée à la prochaine réunion du Conseil d'administration. Cette discussion doit être l'occasion de rappeler aux directeurs et aux agents de liaison leur responsabilité en matière de confidentialité et leur devoir de respecter le code de conduite.

2. Discussion du comité de gouvernance du Conseil d'administration avec la personne ayant divulgué l'information: si le Conseil d'administration apprend qu'un directeur ou un agent de liaison a divulgué des informations confidentielles, le BGC traitera la question avec l'auteur de la diffusion comme il le jugera approprié, conformément à la section II.D. de sa charte.